KPI là gì? Là một trong những chỉ số đánh giá hiệu quả công việc được nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng. Chỉ số KPI không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được khả năng làm việc của nhân viên mà còn giúp các cấp quản lý đề ra phương hướng phát triển phù hợp cho từng giai đoạn.
Nội dung bài viết
Chỉ tiêu KPI là gì? Key performance indicators là gì?
KPI là tên viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Công cụ đo lường này được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng, cá nhân đạt được CSFs (Yếu tố chủ chốt thành công).
Các công ty, doanh nghiệp sẽ sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công đối với mục tiêu được đề ra trước đó. KPI ở mức độ cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, còn KPI ở mức độ thấp thì sẽ áp dụng cho các hệ thống quy trình, phòng ban để đánh giá hiệu suất công việc.
Khái niệm KPIs là gì được hiểu một cách đơn giản là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, nhân viên; từ đó đưa ra khuyến khích phù hợp cho từng phòng, ban và nhân viên.
Mục đích chính của việc áp dụng chỉ số KPI trong đánh giá kết quả thực hiện công việc là đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm của mình trong từng vị trí cụ thể. Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá công việc trở nên minh bạch, cụ thể, rõ ràng. Tùy theo từng bộ phận mà công ty, doanh nghiệp có các chỉ số đánh giá khác nhau và ngay cả mỗi người trong từng bộ phận cũng có KPI khác nhau.
>>> Bài viết tham khảo: Budget là gì? Các bước lập plan budget và kiểm soát hiệu quả
Phân loại KPIs
Có rất nhiều loại KPI khác nhau, nhưng được chia thành 2 loại chính, đó là:
KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu chiến lược thường là tiền, profit,…tác động trực tiếp tới sự sống còn của công ty. Ví dụ như KPI chiến lược của công ty phải đạt trong mỗi tháng là 10 tỷ, mỗi năm 120 tỷ; nếu như không đạt được mục tiêu đó công ty sẽ bị ảnh hưởng, đơn vị đầu tư rút vốn,…
KPIs gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Mục tiêu chiến thuật là các hoạt động nhỏ giúp công ty thực hiện được các mục tiêu chiến lược.
KPI chiến lược được coi là các chỉ tiêu ở cấp công ty, và có thể được phân bổ cho các thành viên của Ban giám đốc hoặc các phòng ban. Các trưởng phòng sẽ phân tích các chỉ tiêu này để tiến hành các chỉ tiêu cụ thể ở cấp chiến thuật hay cấp phòng ban giao cho nhân viên tương ứng.
Lợi ích của các chỉ số KPI
Chỉ số KPI giữ vai trò quan trọng đối, thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể:
- Là công cụ triển khai, đo lường hiệu quả chiến lược thực hiện, chỉ số KPI giúp quản lý nắm bắt được tình hình của doanh nghiệp.
- Đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, của từng bộ phận, cá nhân so với mục tiêu được đề ra.
- Hỗ trợ các cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp với kết quả; từ đó tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
- Giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, hiểu rõ được công việc nào quan trọng và cần phải ưu tiên làm trước.
- Định hình và phát triển chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp theo mục tiêu của từng cá nhân.
Các chỉ số KPI thuộc nhiều loại khác nhau
Việc hiểu sai và áp dụng một cách máy móc của hệ thống KPI sẽ tạo ra nhiều bất cập trong hệ thống đánh giá của công ty. KPI có thể thuộc 3 loại sau:
Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output
Đây là chỉ số quen thuộc đối với các chuyên viên nhân sự. Hệ thống KPI output giúp cho công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Điểm trừ của hệ thống này là không cân nhắc tốt tình hình hay thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện để nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn.
Hệ thống KPI hành vi
KPI hành vi phù hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ như vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ và cẩn thận là những yếu tố đảm bảo đầu ra tại các vị trí làm việc.
Hệ thống KPI năng lực
KPI về năng lực sẽ chú trọng vào khả năng của nhân viên. Hệ thống KPI năng lực sẽ tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung đầu ra.
Thế nào được coi là hệ thống KPI chất lượng?
Bảng đánh giá KPI tốt, chất lượng cần phải đáp ứng được các tiêu chí sau đây:
- Phù hợp với các mục tiêu chiến lược
- Chỉ số KPI bộ phận , cá nhân phải phù hợp với chức năng được phân bổ.
- Trọng tâm – được thể hiện trong các chỉ số của các mục tiêu
- Đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí SMART
Cách xây dựng KPI cho nhân viên
Để đưa ra các chỉ số KPI phù hợp, người dùng xây dựng KPI theo trình tự sau đây:
Xác định chủ thể xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, phòng ban,…Dù là ai thì cũng phải là người có trình độ chuyên môn cao, nắm rõ được các mục tiêu, tổ chức, nhiệm vụ. Để đảm bảo được tính thống nhất, thì cũng cần nhận được sự đóng góp từ các bộ phận, cá nhân liên quan.
Xác định rõ nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận
Khi xây dựng hệ thống KPI cần phải xác định rõ chức năng của từng bộ phận để có các chỉ số đánh giá phù hợp. Ví dụ như nhân viên kinh doanh sẽ có KPIs khác với nhân viên marketing.
Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ chức danh
Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân, nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng và cụ thể.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPIs
- Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận
- Chỉ số cá nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân, theo đúng các tiêu chí SMART.
- Xây dựng chỉ số đánh giá cụ thể
Xác định khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số sẽ có các mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.
Đo lường – tổng kết- điều chỉnh
Từ những khung kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận,…sẽ tổng kết đưa ra kết luận, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Một số câu hỏi khác về chỉ số KPI
Lương KPI là gì?
Lương KPI là lương được trả dựa theo hiệu suất làm việc của nhân viên. Thay vì trả lương theo cách truyền thống, nhiều công ty đã áp dụng quy tắc KPI. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu được vai trò, nhiệm vụ của mình để triển khai công việc hiệu quả, đạt được các mục tiêu đề ra. Đồng thời, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Bên lương KPI cũng còn có thêm thưởng KPI, mức thường thường được áp dụng cho các cá nhân có kết quả công việc cao.
Xây dựng thang kpi đánh giá hiệu quả công việc như thế nào?
Việc xây dựng thang KPI giữ một vai trò quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Khi đạt các thang KPI quá cao sẽ khiến cho nhân viên trong doanh nghiệp cảm thấy khó chịu, áp lực và ảnh hưởng tới mục tiêu chung của công ty. Một trong những cánh đơn giản nhất để xây dựng thang KPI hiệu quả đó chính là sử dụng các tiêu chí SMART. Tiêu chí SMART gồm có:
- Specific: mục tiêu cụ thể
- Measurable: mục tiêu đo lường được
- Attainable: mục tiêu có thể đạt được
- Relevant: mục tiêu thực tế
- Time-bound: mục tiêu có thời hạn cụ thể
Tại sao KPI chiến thuật đạt nhưng mục tiêu chiến lược không đạt được?
- KPIs chiến thuật được thiết lập không có tính kết nối với mục tiêu chiến lược
- KPI chiến thuật đặt ở mức quá thấp nên các phòng ban, nhân viên đạt được nhưng không đủ để giúp đạt được mục tiêu chiến lược.
- Đặt quá nhiều chỉ tiêu KPI chiến thuật khiến cho hoạt động của doanh nghiệp mất đi tính trọng tâm, nguồn nhân lực bị phân tán khiến cho các chỉ tiêu quan trọng không đạt được.
- Đặt quá nhiều chỉ tiêu KPI chiến thuật, làm cho các hoạt động của doanh nghiệp mất đi tính trọng tâm, nguồn nhân lực bị phân tán và không đạt được các chỉ số quan trọng.
Vì sao không đạt được chỉ tiêu KPI ?
Có rất nhiều lý do khiến cho đơn vị, doanh nghiệp của bạn không đạt được chỉ số KPI đặt ra. Một số nguyên nhân phổ biến là:
- Các mục tiêu được thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART
- Truyền thông về KPI chưa đủ rộng rãi, không nhận được sự đồng thuận của đội ngũ nhân viên.
- Một số doanh nghiệp chỉ xây dựng hệ thống KPI cho có, máy móc, rời xa các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Không có người quản lý, nhóm chuyên trách để theo dõi, đánh giá, tổng hợp KPI để đưa ra các cảnh báo kịp thời trong quá trình thực hiện KPI.
- Đội ngũ nhân viên yếu kém, không đủ khả năng đạt KPI đề ra.
Ví dụ về KPI phổ biến cho từng bộ phận
Khối bán lẻ
- Doanh thu 70 triệu/tháng.
- Bán hàng với các doanh số theo kỳ của một cửa hàng đạt 200 triệu.
- Doanh số của mỗi nhân viên đạt 500 triệu/tháng.
Phòng nhân sự
- Tỷ lệ nhân viên thôi việc 9%/năm
- Năng suất lao động của nhân viên đạt 50 triệu/người
- Tỷ lệ các cuộc tuyển dụng đạt mức thời gian tuyển dụng 12 ngày.
Phòng kinh doanh
- Giá trị lũy kế sử dụng dịch vụ của khách hàng trong năm đạt 30 triệu
- Doanh thu bán hàng 2000 triệu
- Tổng số cuộc gọi thực hiện 3000
Khối công nghệ
- Doanh thu thường xuyên hàng tháng, hàng quý
- Tỷ lệ khách hàng cũ
- Số lượng giao dịch thành công
- Thời gian xử lý các giao dịch
>>> Bài viết tham khảo: Set up là gì? Các quy trình để setup 1 sự kiện, nhà hàng,..
Với các nội dung thông tin trong bài viết trên đây, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu được khái niệm KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả. Bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, hãy liên hệ với ruaxetudong.org tổng đài luôn mở hỗ trợ bạn.
