Là chủ một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bán lẻ, tôi hiểu hơn hết tầm quan trọng của vòng quay hàng tồn kho. Chỉ số này quan hệ mật thiết đến doanh thu, chi phí đầu tư và cũng là một cách quản lý hiệu quả hàng tồn kho. Nếu bạn đang đau đầu vì loại chỉ số này thì có thể tham khảo kinh nghiệm mà tôi chia sẻ dưới đây.
Nội dung bài viết [hide]
- 1 (Định nghĩa) vòng quay hàng tồn kho là gì?
- 2 Ý nghĩa của vòng quay hàng tồn kho
- 3 Lý do nên tính vòng quay hàng tồn kho
- 4 Hướng dẫn cách tính vòng quay hàng tồn kho trung bình ngành
- 5 Vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt nhất?
- 6 Cách tối ưu số vòng quay hàng tồn mà bạn nên tham khảo
- 7 Tham khảo cách xử lý các mặt hàng tồn kho ảo hiệu quả
(Định nghĩa) vòng quay hàng tồn kho là gì?
Vòng quay hàng tồn kho hay còn gọi là hệ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio) là một loại tỷ số tài chính thường được sử dụng để đo lường số lần hàng tồn kho được bán đi hoặc thay thế trong một khoảng thời gian nhất định.
Ý nghĩa của vòng quay hàng tồn kho
Tỷ số này còn thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho của một công ty và doanh nghiệp. Thông thường, vòng quay này thường được tính theo năm và một số công ty còn tính toán hàng ngày hoặc hàng quý.
Dựa vào tỷ số này thì người quản lý sẽ biết được khoảng thời gian trung bình để có thể tiêu thụ được hết số lượng hàng đó. Nhờ vậy, việc tính toán các chi phí, số lượng hàng hóa cũng như kế hoạch nhập hàng nhập hàng mới phù hợp hơn.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp xác định tỷ lệ rủi ro cao hoặc thấp trong bản báo cáo tài chính (tùy thuộc vào số lượng hàng tồn kho tăng hay giảm).
Các trường hợp có tỷ số quá cao là không tốt bởi nó tương đương với số lượng hàng trong kho không nhiều. Chính vì vậy, nếu như nhu cầu dùng của thị trường đột ngột tăng thì doanh nghiệp bạn sẽ không đủ khả năng để đáp ứng. Điều này sẽ khiến cho uy tín của công ty bị giảm và khách hàng sẽ có thể lựa chọn dịch vụ của đối thủ.
Bởi vì vậy, các chỉ số vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp bạn luôn cần phải đảm bảo đủ lớn để có thể đáp ứng được sự biến động theo nhu cầu của thị trường.
Lý do nên tính vòng quay hàng tồn kho
Là người trụ cột hoặc là nhân viên của bộ phận tài chính thì chắc hẳn không còn quá xa lạ với loại tỷ số này. Việc đánh giá được tần suất bán sản phẩm của cửa hàng, việc theo dõi tốc độ bán ra nhanh hay chậm của 1 sản phẩm sẽ giúp bạn đưa ra được các quyết định kinh doanh phù hợp nhất.
Nếu như vòng quay hàng tồn kho cao thì nó thể hiện rằng công ty hoặc cửa hàng của bạn đang kinh doanh rất tốt và nhu cầu của người dùng với mặt hàng này còn cao.
Nếu như vòng hàng tồn kho giảm thì có nghĩa rằng doanh thu của công ty bạn đang rất yếu và nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm này không quá cao.
Tính toán được các vấn đề liên quan đến chỉ số này sẽ giúp bạn có thể đánh giá được khả năng hàng tồn. Cụ thể như: công ty bạn đã mua quá nhiều hàng so với nhu cầu sử dụng thực tế của người tiêu dùng. Còn nếu chỉ số này rất cao thì đánh giá là số lượng hàng nhập chưa đủ và công ty bạn đã bỏ lỡ một món “hời khổng lồ” khi nhu cầu người dùng đột ngột tăng cao.
Tôi chia sẻ rằng, các doanh nghiệp và cửa hàng kinh doanh các mặt hàng dễ hư hỏng như thực phẩm hoặc dễ lỗi mốt, lỗi thời như thời trang, giày dép,… thì càng cần lưu tâm đến hệ số này.
Tôi lấy ví dụ: Nếu như vào mùa đông, cửa hàng của bạn đang kinh doanh mặt hàng áo len, tuy nhiên rủi ro là mùa đông kết thúc nhanh và mặt hàng này sẽ trở thành hàng tồn quá hạn hoặc mặt hàng tồn chết.
Hướng dẫn cách tính vòng quay hàng tồn kho trung bình ngành
Phương pháp tìm kiếm các đại lượng tính toán
– Lựa chọn mốc thời gian cụ thể: Để tính được vòng quay hàng tồn thì bạn nên lựa chọn một khoảng thời gian bất kì từ 1 ngày cho đến 1 năm tài chính hoặc là toàn bộ vòng đời hoạt động.
Bạn nên lưu ý rằng, hệ số này không thể mô tả được nhanh chóng thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vì, tại một thời điểm nào đó thì giá vốn hàng hóa không được xem là giá trị tức thời. Chính vì vậy, để đảm bảo chính xác cho việc tính toán thì cần lựa chọn một khoảng thời gian cụ thể nhất định.
– Tìm giá vốn trong khoảng thời gian đã chọn: Bước lựa chọn giá vốn này (hay còn được gọi là COGS) của khoảng thời gian được chọn. COGS này được xem là chi phí bỏ ra trực tiếp để tạo ra hàng hóa (bao gồm các chi phí lao động liên quan trực tiếp đến việc sản xuất ra hàng hóa).
Bạn nên lưu ý: Các chi phí này không bao gồm các chi phí vận chuyển, chi phí phân phối nếu không có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất.
Mang COGS chia cho giá trị bình quân hàng tồn: Dùng GOGS đã tìm được rồi đem chia cho giá trị của hàng tồn trong giai đoạn thời gian mà bạn đã lựa chọn. Giá trị này là giá trị tài chính bình quân của tất cả các loại hàng hóa mà công ty bạn đang lưu giữ ở trong kho. Để xác định nhanh đại lượng này thì bạn lấy giá trị của hàng tồn kho đầu kỳ đã chọn xong thì mang cộng với giá trị hàng tồn kho cuối kỳ rồi chia đôi (sử dụng thêm các điểm giữ liệu bổ sung ở giữa kỳ có thể giúp xác định kết quả bình quân chính xác hơn).
Công thức tính
Từ các đại lượng đã tìm kiếm được ở phía trên thì bạn có thể áp dụng vào công thức tính chung sau:
Trong số đó:
– Doanh thu được xác định bằng cách lấy tổng doanh kỳ trong mốc thời gian xác định.
– Giá trị trung bình sẽ được tính bằng cách lấy giá trị kho đầu kỳ cộng giá trị kho cuối kỳ rồi chia 2.
Ví dụ cụ thể
Sau đây là một ví dụ tính điển hình để bạn có thể hiểu rõ hơn về nó:
Một tiệm rửa xe chuyên nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ rửa xe kết hợp bảo dưỡng kèm bán máy rửa xe và cà phê. Năm 2019 cửa hàng kết thúc tài chính vào tháng 1 năm 2019. Và tổng doanh thu đã báo cáo hàng năm là khoảng 600 triệu và giá trị hàng tồn kho trung bình là khoảng 30 triệu đồng.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ được tính:
600 triệu / 30 triệu = 20
Vậy cửa hàng rửa xe chuyên nghiệp này đã có vòng tồn kho trong khoảng 20 lần. Tiếp đó, bạn lấy 365 ngày / 20 lần = 18.25 ngày. Tức là, cứ trung bình khoảng 18.25 ngày thì cửa hàng sẽ hết 1 vòng quay tồn hàng. Nếu bạn dựa vào con số này là có thể ước tính được thời gian sắp hết hàng để đưa ra được kế hoạch nhập số lượng hàng phù hợp nhất.
Budget là gì? Các bước lập plan budget và kiểm soát hiệu quả
Vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt nhất?
Việc tính toán được hệ số vòng quay của hàng tồn thì bạn cần lưu tâm đến việc nên để chỉ số hàng tồn như thế nào là tốt nhất.
Thực ra, theo kinh nghiệm của tôi thì đại lượng này không có một con số nhất định và tùy thuộc vào từng ngành hàng thì lại có số vòng khác nhau.
Các cửa hàng kinh doanh lĩnh vực như linh kiện thì chỉ số này có thể lên tới 40 vòng/ năm. Còn bạn kinh doanh lĩnh vực thời trang thì hệ số tồn kho trung bình sẽ nằm trong khoảng 4 đến 5. Các đại lý xe hơi thì chỉ số này cũng rất thấp chỉ khoảng 2 đến 3 vòng/ năm. Còn với những nơi kinh doanh tạp hóa thì hệ số sẽ thường xấp xỉ trong khoảng 14.
Tuy nhiên, hệ số vòng quay này được tính toán là tỷ số trung bình của 1 năm nên nó có thể thay đổi đột ngột tùy thuộc vào chiến dịch của doanh nghiệp như: ra mắt sản phẩm mới, mùa lễ hội, chương trình khuyến mãi,… Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên lường trước điều này để có được giải pháp kinh doanh phù hợp nhất.
Bởi vì thế, để đưa ra được vòng quay hàng tồn tốt nhất thì cần tìm ra các con số để có sự so sánh và lựa chọn:
– So sánh với các cửa hàng đối thủ có cùng mặt hàng cũng như các mặt hàng có mức giá tương đương với sản phẩm của bạn.
– So sánh với những hệ số đã được tính toán từ trong quá khứ như năm trước, quý trước hoặc tháng trước để tìm ra hệ số phù hợp và đặt ra kế hoạch kinh doanh phù hợp cho kỳ tiếp theo.
Tuy nhiên, bạn nên lưu ý vòng quay hàng tồn kho bạn nên lưu ý đủ lớn để có thể đảm bảo đáp ứng được nhu cầu bất ngờ từ phía thị trường.
Ngoài ra, hiện nay bạn có thể thấy rằng thực tế có nhiều doanh nghiệp có số liệu hàng hóa nằm trong sổ sách khác biệt hẳn với thực tế. Điều này xảy ra do các hành vi số liệu hàng tồn kho là ảo. Các hiện tượng này xuất hiện là do khách hàng mua hàng rồi không có nhu cầu xuất hóa đơn. Điều này, khiến cho việc tính toán và thực tế nó bị chênh lệch rất nhiều. Chính vì vậy, bạn cần lưu ý nguyên tắc xuất hóa đơn cho khách để có các dự tính kinh doanh cho tương lai phù hợp nhất.
Cách tối ưu số vòng quay hàng tồn mà bạn nên tham khảo
Bạn có thể tham khảo và áp dụng để có thể cải thiện được vòng quay cho hàng tồn kho như sau:
– Giảm giá nhập hàng: Bạn nên đưa ra biện pháp thương lượng với nhà cung cấp để đảm bảo được mức giá nhập tốt và phù hợp nhất.
– Tăng giá trị mua hàng: Bạn nên phân tích để lựa chọn được các yếu tố để làm tăng giá trị của mặt hàng mình kinh doanh như: chiến lược về giá, chiến lược đào tạo nhân viên, khuyến mãi, bán chéo,…
– Phân nhóm mặt hàng để đưa ra chiến lược phù hợp: Việc phân chia nhóm hàng bán chạy và hàng bán chậm sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn đưa ra chính sách nhập hàng phù hợp hơn trong việc ưu tiên mặt hàng nào và giảm thiểu mặt hàng nào.
– Tăng nhu cầu mua hàng: Bạn nên kích thích nhu cầu của khách hàng bằng các chiến dịch tiếp thị, khuyến mãi, đổi hàng,…
– Khuyến khích khách hàng đặt hàng trước: Với những mặt hàng có giá trị lớn thì bạn nên khuyến khích khách hàng đặt mua hàng trước để có thể thăm dò được nhu cầu thực tế của khách hàng. Từ đó để có khoản dự tính phù hợp mức số lượng nhất trước khi nhập hàng.
– Rút ngắn các chu kỳ theo dõi: Nếu doanh nghiệp của bạn đã có kinh nghiệm bán hàng và làm việc lâu năm thì bạn có thể tính vòng quay hàng tồn theo hàng năm. Tuy nhiên, những cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý thì bạn nên tính vòng đời ngắn hơn theo tuần, quý, tháng,…
Tham khảo cách xử lý các mặt hàng tồn kho ảo hiệu quả
Sau đây là một số cách mà doanh nghiệp bạn có thể tham khảo để xử lý mặt hàng ảo có hiệu quả như sau:
Xuất hàng để tặng nhân viên
Trường hợp này bạn vẫn cần lưu ý xuất hóa đơn và trên hóa đơn phải có đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như: hóa đơn dịch vụ của khách hàng, hóa đơn xuất bán,… Đây là hình thức xuất hàng mang tính chất phúc lợi nên được tính vào các chi phí trừ khi xác định thuế TNDN.
Các chứng từ đi kèm: phiếu xuất kho, danh sách nhân viên được tặng, phiếu xuất của kho,…
Lưu ý: tổng chi có tính chất phúc lợi sẽ không được vượt quá 1 tháng lương bình quân/năm.
Xuất hóa đơn cho khách lẻ không nhận hóa đơn
Đây là cách giải quyết được đánh giá là an toàn nhất, tuy nhiên công ty của bạn phải chịu 10% thuế GTGT và phải làm tăng doanh thu bán trong hàng tháng. Chính vì vậy, bạn cần cân đối lại doanh thu và chi phí để có thể tránh được các trường hợp phải nộp thuế TNDN.
Các chứng từ đi kèm: phiếu thu, hóa đơn và phiếu xuất kho.
Xuất hóa đơn để trả thay lương cho lao động
Đây là phương pháp giống với xuất hàng và tặng cho nhân viên, tuy nhiên doanh nghiệp bạn sẽ phải chịu thuế đầu ra cũng như thuế TNDN như việc bán hàng bình thường.
Các chứng từ đi kèm: phiếu xuất kho, hóa đơn và bảng lương.
Lập các biên bản thanh lý cho những loại hàng hóa khó tiêu thụ
Bạn nên tiến hành rà soát lại các mặt hàng để có được thời gian nhập lâu nhất.
Các chứng từ đi kèm: biên bản thanh lý, bảng tổng hợp các loại hàng cần phải thanh lý, bản quyết định thanh lý, các hóa đơn và phiếu xuất kho.
Đăng ký các chương trình khuyến mại đối với sở công thương
Đây là cách áp dụng tương đối phổ biến, nếu áp dụng các chương trình thì cần bắt buộc đăng ký với sở công thương. Điều này sẽ giảm tránh được tính toán cả doanh thu trên phần hàng hóa sử dụng để khuyến mại.
Các chứng từ đi kèm: hợp đồng, hóa đơn phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo,…
Để có thể đánh giá được mức độ tài chính cũng như xem xét các chỉ tiêu về hàng tồn thì việc tính toán số vòng quay hàng tồn kho là vô cùng cần thiết. Hy vọng rằng, với kiến thức mà ruaxetudong.org chia sẻ thì bạn sẽ linh động hơn trong việc giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh liên quan đến chỉ số hàng tồn kho.
